Menu

Et arbejde nu - men også i fremtiden

Persondataforordningen medfører et større arbejde for de fleste virksomheder her og nu. Det er vigtigt, at der afsættes ressourcer til at få forordningen implementeret. Men det er mindst lige så vigtigt, at du løbende følger op på, at forordningen faktisk også overholdes.

05. marts 2018

Persondataforordningen stiller krav til virksomhederne om, at de dels skal implementere passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger ved for eksempel at indføre diverse politikker og dels altid skal kunne påvise sin overholdelse af forordningen ved for eksempel at føre kontrol.

Forordningen medfører derfor et øjeblikkeligt stykke arbejde i forbindelse med implementering, men der ligger også en vigtig fremtidig opgave i form af løbende kontrol.

Dansk Mode & Textil har udarbejdet en toolbox, der giver en række redskaber til at implementere forordningens regler i virksomheden og til at sikre, at der efterfølgende kan føres kontrol med overholdelsen.

Arbejdet nu

Det er vigtigt, at der nedsættes en arbejdsgruppe og afsættes ressourcer til arbejdet.

Arbejdet med at sikre, at virksomheden lever op til Persondataforordningens krav er en stor og tidskrævende opgave. Virksomheden skal tage opgaven alvorligt, og der skal udpeges navngivne personer, som får ansvaret for udførelsen. Ledelsen bør støtte op om projektet og prioritere medarbejdernes tid til dette. Det vigtigste er at forstår, at denne opgave ikke blot kan overstås på et par timer.

IT-afdelingen, HR-afdelingen og marketingafdelingen bør involveres i arbejdet. Det er en tung opgave at løfte for én person, og det er godt at have nogen at sparre med i processen.

Dansk Mode & Textil har udarbejdet en overskuelig køreplan, som du finder i toolboxen. LINK

Arbejdet fremover

Virksomheden er ansvarlig for, at dens medarbejdere overholder og efterlever de fastsatte politikker/procedurer.

Én ting er nemlig at få de rette procedurer på plads. Én helt anden er at sørge for, at de vedtagne procedurer bliver fulgt af alle ansatte.

Det er vigtigt, at alle medarbejdere, der håndterer personoplysninger, informeres om virksomhedens politikker og procedurer, således at alle er klar over, hvad der er gældende.

Det er samtidig et krav, at der udføres løbende kontrol af, at procedurerne rent faktisk overholdes.

Dansk Mode & Textil har udarbejdet et overskueligt skema med cirka 15 kontrolpunkter, der kan anvendes til løbende at sikre, at forordningen overholdes. Et kontrolpunkt kan for eksempel være:

Persondata om ansøgere, der har fået afslag, er slettet senest 6 måneder efter afslaget er givet
(kontrol kan udføres ved opslag i virksomhedens HR journalsystem)

Dansk Mode & Textil anbefaler, at der føres kontrol ca. fire gange om året. I kontrolskemaet noteres, hvornår, det pågældende punkt er undersøgt, og hvad konklusionen på undersøgelsen/handlingsplanen er.

"