Menu
GDPR-nyt:

Personoplysninger i forbindelse med rekruttering

Datatilsynet har ført tilsyn hos Carlsberg med fokus på behandling af personoplysninger i forbindelse med rekruttering. Carlsberg klarede frisag. Læs mere her og se om din virksomhed overholder reglerne.

02. juni 2020 Af Camilla Christensen , cc@dmogt.dk

Datatilsynet melder ca. to gange om året ud, hvilke typer af virksomheder der kan forvente besøg, og hvilke emner, Datatilsynet vil føre tilsyn indenfor. I efteråret 2019 fik Carlsberg besked om, at Datatilsynet ville holde et skriftligt tilsyn, og det er afgørelsen fra dette tilsyn, som netop er blevet offentliggjort. Du kan læse hele afgørelsen på Datatilsynets hjemmeside.

Tilsynet havde fokus på, hvordan personoplysninger i forbindelse med rekruttering blev håndteret, herunder hvornår der skete sletning. Afgørelsen er derfor interessant for alle, da alle virksomheder jo hyrer nye medarbejdere med jævne mellemrum.  

Der blev set nærmere på to specifikke situationer: 1) opbevaring af oplysninger efter endt rekrutteringsproces, hvor ansøgeren ikke fik jobbet, men oplysninger blev gemt for at kunne informere om fremtidige stillinger og 2) opbevaring af oplysninger efter endt rekrutteringsproces, hvor ansøgeren ikke fik jobbet, men oplysninger blev gemt for at kunne dokumentere, at rekrutteringsprocessen var forløbet efter reglerne, herunder at der ikke var sket diskrimination. 

I begge situationer fandt Datatilsynet, at behandlingen af personoplysninger var i overensstemmelse med persondataforordningens regler. 

Hvad skal man gøre med ansøgninger fra kandidater, som ikke fik jobbet?

Carlsberg oplyste, at de gemte ansøgninger i 6 måneder ud fra to forskellige behandlingshjemler. For det første baseret på et samtykke fra kandidaten, så vedkommende kunne blive kontaktet, hvis der opstod andre muligheder, og for det andet ud fra et legitimt hensyn til Carlsberg, så Carlsberg kunne dokumentere, at rekrutteringsprocessen havde været i orden, og at der ikke var udvist fx diskrimination, hvis der senere blev klaget over rekrutteringsprocessen. I begge tilfælde har Datatilsynet vurderet, at 6 måneder er passende tid til opbevaring. Datatilsynet har desuden lagt vægt på, at Carlsberg følger op og fører kontrol med, at der sker sletning efter 6 måneder. 

Afgørelsen betyder altså, at man gerne må opbevare personoplysninger om kandidater, som ikke fik jobbet, hvis virksomheden har et formål hermed. Husk, at det er påkrævet, at virksomheden har nedskrevet sin politik for behandling af personoplysninger fra mulige kandidater, og at opbevarings- og sletningsproblematikken er behandlet, vurderet og begrundet skriftligt. Afgørelsen viser, at der kan være saglige grunde for at gemme oplysningerne en rum tid efter rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvis virksomheden overholder reglerne herfor.  

Husk, at du altid kan kontakte DM&T, hvis du har spørgsmål om GDPR. 

Læs vores e-bog om GDPR

"